Foto Groenesteeg

 

BELEIDSPLAN (2014-2018)

Beleidsplan van de stichting tot instandhouding van de begraafplaats Groensteeg Leiden (2014 - 2018)

1. Inleiding
De Stichting tot instandhouding van de begraafplaats Groenesteeg, opgericht op 11 maart 1992, heeft volgens Artikel 2 van de statuten ten doel  “het verlenen van steun aan de instandhouding van de begraafplaats (beschermd monument in de zin van de Monumentenwet) en al hetgeen rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn”.
In dit beleidsplan wordt deze doelstelling nader gepreciseerd voor de periode van de komende vijf jaren. De volgende aspecten worden in dit plan uitgewerkt:

Via concrete actiepunten worden de doelen voor de komende vijf jaar aangegeven. Het beleid moet worden beschouwd als een stip op de horizon: “waar willen we naar toe?”.  Jaarlijks moet worden getracht een aantal onderdelen van dit plan te realiseren. Daartoe wordt vanuit de doelstellingen jaarlijks een activiteitenplan opgesteld.

2. Publieke activiteiten
De begraafplaats Groenesteeg, waar sinds 1975 niet meer begraven kan worden, heeft ook een functie als stadspark. Het terrein is dagelijks voor het publiek toegankelijk tussen 9 en 18 uur. Het publiek kan vrij rondlopen over de paden.
Informatie over de graven en wie er begraven liggen is momenteel onvoldoende zichtbaar en beschikbaar voor het publiek. De nummers op de keldergraven en nummers op de paaltjes van de zandgraven zijn vaak slecht leesbaar of afwezig.
Actiepunt 1:
Duidelijker zichtbaar maken wie er begraven liggen en waar; grafnummers duidelijk zichtbaar maken.

Ook is het niet erg duidelijk welke beroemdheden of bijzondere personen er begraven liggen. Wel is er het  boek “Leidse Glorie – Rondleiding over de historische begraafplaats Groenesteeg”, uitgegeven ter gelegenheid van het tweehonderdjarig bestaan in 2013, waarin zo’n honderd personen beschreven worden. Maar ook zonder dit boek te raadplegen moeten de graven van deze bijzondere personen herkenbaar zijn.
Actiepunt 2:
Een aantal bijzondere personen die er begraven zijn duidelijk herkenbaar aangeven. Daarvoor  moeten ook digitale mogelijkheden worden ingezet.

Maandelijks, in principe op de eerste zondag van de maand, wordt de aula voor het publiek opengesteld en wordt een rondleiding gegeven. In de aula wordt informatie verstrekt en uitleg gegeven over een aantal zaken die de begraafplaats betreffen, zoals de geschiedenis van de begraafplaats en de aula. Deze openstellingen worden in de Leidse pers aangekondigd. De donateurs worden persoonlijk geïnformeerd. De rondleidingen moeten zo attractief mogelijk worden gemaakt, bijvoorbeeld rond een bepaald thema of gebeurtenis.
Actiepunt 3:
De rondleidingen herstructureren en bijzondere thema-rondleidingen maken.
Aankondigingen en informatie voor het publiek in een vitrinekast.

Tweemaal per jaar, in principe op een zondag in april en november, wordt een lezing georganiseerd. Er wordt daarbij gestreefd naar de combinatie van een interessant onderwerp en een goede spreker. Wat het onderwerp betreft zou bijvoorbeeld kunnen worden gedacht aan een geboorte- of sterftedatum van een bijzonder iemand.
Actiepunt 4:
De lezingen (meer) richten op bijzondere gebeurtenissen en/of interessante sprekers.

3. Informatieverstrekking
Informatie wordt tegenwoordig steeds meer digitaal en via internet doorgegeven. Daarvoor is een goede website van groot belang. De website van de begraafplaats Groenesteeg is onlangs sterk verbeterd.
Actiepunt 5:
De website actueel houden en – waar mogelijk – nog aantrekkelijker maken. Overwogen moet worden om over te stappen op een ander systeem indien daarmee de doelstelling beter te realiseren is. Ook het inschakelen van een professional zou overwogen kunnen worden.

De donateurs worden persoonlijk benaderd met nieuwsbrieven en e-mails. Het aantal nieuwsbrieven is ongeveer drie per jaar. Het aantal donateurs waarvan een e-mailadres bij onze administratie bekend is, is met ongeveer 50% erg laag.
Actiepunt 6:
Driemaal per jaar een nieuwsbrief sturen naar de donateurs en de donateurs ook via e-mail informeren over actuele zaken. Hiervoor het e-mailbestand sterk uitbreiden.

4. Onderhoud
Groot onderhoud
Ongeveer 20 jaar geleden heeft er een grote restauratie van de begraafplaats en de aula plaatsgevonden. Inmiddels is de toestand van vele graven zodanig dat groot onderhoud zeer noodzakelijk is. De gemeente Leiden, eigenaar van de begraafplaats, heeft hiervoor € 600.000  gereserveerd.
Actiepunt 7:
De renovatie van de graven, nummerpaaltjes en hekjes op zo kort mogelijke termijn realiseren.

De aula is nog in redelijke staat, maar een opknapbeurt is nodig. Hierbij moet de benedenverdieping beter geschikt worden gemaakt voor de functie die deze heeft tijdens de openstellingen.
Actiepunt 8:
De aula (laten) opknappen en voorzien van scherm, foto-wand en kasten.

Klein onderhoud
Het klein onderhoud betreft met name het groen. Jaarlijks is er een schouw om alle ontwikkelingen te monitoren. Het Beheerplan Begraafplaats Groenesteeg 2006-2021, of het nieuwe Beheerplan dat na afloop van de restauratie 2014 wordt opgesteld, is hierin de leidraad. De gemeente geeft opdracht tot de wat grotere werkzaamheden, zoals het snoeien van bomen en het maaien. De stichting dient wel alert te blijven op het naleven van het beheerplan.
Actiepunt 9:
Het Beheerplan van de Begraafplaats Groenesteeg dient te worden uitgevoerd. De Stichting is daarbij de initiatiefnemer, terwijl de gemeente Leiden faciliteert.

Vrijwilligers van de stichting helpen mee om het groen te onderhouden. Daartoe worden in principe tweewekelijks werkzaamheden verricht.
Actiepunt 10:
De vrijwilligersploeg verricht tweewekelijks onderhoudswerkzaamheden aan het groen in de periode maart tot november.

5. Onderzoek
Nog steeds zijn er zaken, de begraafplaats betreffend, waarvoor nader onderzoek interessant en zinvol is. Een aantal zaken is recentelijk – in het kader van het jubileumboek – uitgezocht. Deze lijn moet worden doorgetrokken door het oprichten van een werkgroep, die dit gaat uitwerken. Daarbij wordt gedacht aan het “ontginnen” van nog onbekende interessante personen die op Groenesteeg begraven zijn en het leggen van verbanden tussen op Groenesteeg begraven personen en het Leiden van vroeger en nu.
Actiepunt 11:
Het instellen van een werkgroep onderzoek met als taak het “ontginnen” van nog onbekende interessante personen die op Groenesteeg begraven zijn en andere aanverwante zaken.

6. Financiën
De stichting verkrijgt inkomsten uit bijdragen van donateurs. Er zijn donateurs voor het leven (eenmalige betaling van € 144) en donateurs die jaarlijks (minimaal) € 12 betalen. Op dit moment (begin 2014) zijn dat er respectievelijk ongeveer 70 en 140, die gezamenlijk jaarlijks ongeveer € 2500 bijdragen. Er zou gestreefd moeten worden naar wat meer donateurs en schenkingen, waarmee jaarlijks minimaal € 5000 aan inkomsten wordt gegenereerd. Hiermee kunnen wat meer activiteiten en producten worden ontwikkeld om onze doelstelling te realiseren.
Actiepunt 12:
Meer inkomsten genereren door meer donateurs te werven en door schenkingen actief te propageren. Ook fondsen en subsidies dienen, waar dit mogelijk is, te worden aangevraagd.

7. Diversen
a. Interne organisatie
Naast het bestuur is het raadzaam enkele werkgroepen of commissies in te stellen. Daarbij wordt gedacht aan Publieke activiteiten, Onderhoud en Onderzoek. De voorzitters van de werkgroepen/ commissies dienen in het bestuur te zitten. Het bestuur kan bestaan uit –  naast de drie voorzitters van de werkgroepen – een voorzitter, secretaris en penningmeester, eventueel aangevuld met nog een of meer personen. De bestuursperiode kent een termijn van 6 jaren; een eventuele herbenoeming voor een  tweede periode is mogelijk.
Het bestuur vergadert in principe eens per maand. Gestreefd dient te worden naar het om-en-om vergaderen; afwisselend over beleidsmatige zaken en over ‘dagelijkse en actuele’ aangelegenheden.
De wijkmanager is een belangrijke functionaris om bij de vergaderingen aanwezig te hebben. Daarnaast is een aantal “losse vrijwilligers” nodig om de nodige hand-en-spandiensten te verrichten.
Actiepunt 13:
Herijking van de bestuurlijke organisatie en het instellen van enkele werkgroepen/commissies. De bestuurstermijn wordt vastgesteld op 6 jaar; een eventuele herverkiezing is mogelijk. Het bestuur vergadert in principe maandelijks: afwisselend over beleidsmatige zaken en over ‘dagelijkse en actuele’ aangelegenheden.

b. Relatie met gemeente en externe partners
Gemeente
Er dient een goed contact te zijn met de gemeente Leiden, de eigenaar van de begraafplaats. Goede informele contacten zijn van groot belang. Formeel is de wethouder, die de begraafplaats in zijn portefeuille heeft, het aanspreekpunt. Hiermee dient halfjaarlijks contact te zijn, wat door de wijkmanager geregeld dient te worden.
Actiepunt 14:
Informele contacten met B&W worden nagestreefd. Jaarlijks is er een formeel contact met de portefeuillewethouder, op basis van een agenda waarvoor beide partijen punten kunnen indienen.

Externe partners
Historische Vereniging Oud Leiden
Deze vereniging is “hoeder van het cultuurgoed van Leiden” en als zodanig een natuurlijke partner, gezien de doelstelling van de stichting Groenesteeg. De traditie dat een bestuurslid van de HVOL ook bestuurslid is van onze stichting werkt in die zin positief, maar is niet strikt noodzakelijk.

Singelpark
De gemeente Leiden heeft besloten een singelpark aan te leggen. Hoewel nog niet geheel zeker is of begraafplaats Groenesteeg onderdeel wordt van de route, heeft de stichting hier wel sterk mee te maken. Goede contacten met de organisatie van het singelpark dienen dan ook te worden nagestreefd. Dit staat los van het standpunt en positie van de stichting Groenesteeg in deze.

IVN
De begraafplaats heeft een parkfunctie en de IVN houdt tweemaal per jaar een rondleiding over de begraafplaats. Goede contacten met deze partner zijn in wederzijds voordeel.

Overige organisaties
Ook EL (Erfgoed Leiden), LSVL (Leidse Smalfilm en Video Liga), LAF (Leidse Amateur Fotograven), de Leidse musea en de organisatie van de Open Monumentendagen zijn partners waar we een goede relatie mee moeten onderhouden.

Actiepunt 15:
Goede contacten met de HVOL, de organisatie van het Singelpark,  de IVN, de EL, de LSVL, de LAF, de Leidse musea en de organisatie van de Open Monumentendagen dienen actief te worden nagestreefd.

c. Bestemming en gebruik aula
Een onderwerp dat met een zekere regelmaat de kop opsteekt is een eventuele verkoop van de aula. Bij de verkoop door het College van Kerkvoogden van de Hervormde Gemeente Leiden aan de gemeente Leiden op 13 januari 1982, is vastgelegd dat aan het verkochte niet eerder dan vanaf 1 januari 2100 een andere bestemming dan als stadspark/plantsoen (openbaar groen) mag worden gegeven. Dit feit moet de stichting onder de aandacht van hedendaagse en toekomstige Leidse bestuurders brengen. Dit staat los van een eventueel ander gebruik van de aula. In discussies daarover dienen wij onverkort onze belangen na te streven.
Actiepunt 16:
De Leidse bestuurders wijzen op de bijzondere positie van de aula en begraafplaats, met name de clausule in de akte van Verkoop en Koop en vanwege de Monumentenstatus.

d. Lustrumactiviteiten
Gestimuleerd door het succes van de jubileumactiviteiten i.v.m. het 200-jarig bestaan van de begraafplaats Groenesteeg, lijkt het af-en-toe organiseren van wat meer aansprekende activiteiten zeer de moeite waard. Vijfjaarlijks een lustrumprogramma zou hiervoor opportuun kunnen zijn.
Actiepunt 17:
In 2017 bestaat de Stichting 25 jaar: een goed moment voor een bijzonder jubileumprogramma. Ongeveer eens per 5 jaar zou een bijzondere, in het oog springende (lustrum)activiteit, georganiseerd dienen te worden.

....

Actueel

Klik hier voor de laatste nieuwsbrief.